Orde in de chaos: organiseer je documenten

Vandaag duiken we dieper in op het belang van een georganiseerde werkruimte en het ordenen van je digitale documenten. Vooral in een kleine woonruimte, zoals de mijne, is efficiënte opslag cruciaal. Dus laten we aan de slag gaan en orde scheppen in de chaos!

Werkruimte: Less is More

In mijn vorige blog hebben we al de fysieke werkplek opgeruimd en gezellig gemaakt. Nu is het tijd om de stapels papieren aan te pakken die rondslingeren, zowel op je bureau als op je computer en telefoon.

Tegenwoordig worden veel documenten digitaal verzonden, maar soms heb je nog steeds papieren documeten. Een handige manier om deze te organiseren, is door vier grote mappen aan te leggen: één voor belastingen, één voor verzekeringen, één voor pensioeninformatie en één voor overige belangrijke documenten. Zelfs in een digitaal tijdperk is het handig om een fysieke back-up te hebben van cruciale papieren zoals auto- of garantiebewijzen.

Die laatste kaft gebruik ik zelfs nu nog in mijn paperless leven. Hier zit dus dat befaamde document in van de auto, de puk codes en andere belangrijke codes, garantiebewijzen en kassatickets die nog niet digitaal zijn…

Het is wel essentieel om regelmatig door die kaften gaan en oude documten weg.te gooien. Je hoeft echt niet je belangstingaangifte van 2000 bij te houden. Idem met garanties die afgelopen zijn….

Doe dit bijvoorbeeld minstins 1 keer per maand

Digitale Organisatie: Van Bestanden tot Apps

Laten we nu naar je pc gaan. Hoeveel bestanden heb je daar staan? En hoeveel heb je er echt van nodig? Dat menu dat je eens met kerst gedownload hebt, is dat echt nog relevant? Gooi eerst alles weg wat je niet nodig hebt, zijn er twijfels over bepaalde documenten of je gooit  niet graag iets weg, en je hebt oneindig opslagruimte, maak dan mapje ‘archief’ aan…als je merkt dat je hier niet veel terug komt, smiijt het dan alsnog weg.

Dan gaan we de overige documenten organiseren. Maak eerst een duidelijke mapstructuur, maar houd het eenvoudig en overzichtelijk. Bijvoorbeeld, ik heb volgende hoofdmappen: privé, werk, foto’s en studie. Onder elke hoofdmap kun je submappen aanmaken om de inhoud te organiseren. Maar ook hier: zorg dat je het overzichtelijk houdt. Less is nog altijd more. De bedoeling is dat je alles een logische structuur geeft, denk in de richting van de inhoudsopgave van een handboek. Maar maak het ook niet te ingewikkeld en te onderverdeeld.

Zorg er ook voor dat je je downloads meteen toewijst aan de juiste map of verwijdert als ze niet meer nodig zijn. Dit helpt om je computer schoon te houden en gemakkelijker te navigeren.

En laten we je smartphone niet vergeten! Neem de tijd om door al je apps te gaan en verwijder degene die je niet meer gebruikt. Doe hetzelfde met je downloads en foto’s – bewaar alleen wat echt belangrijk is.

Meer Rust in je Hoofd

Door je fysieke en digitale ruimtes te organiseren, creëer je niet alleen een opgeruimde omgeving, maar ook meer rust in je hoofd. Minder chaos betekent minder afleiding en meer focus op wat echt belangrijk is.

Als je nog vragen hebt over het organiseren van je werkruimte of digitale documenten, laat het me weten! Ik help je graag verder op weg naar een schone, gezellige werkplek en een georganiseerd digitaal leven.